7+1 tipp, hogy sikeresebbek legyenek a megbeszéléseid

A cégvezetők a munkaidő felét, az alkalmazottak pedig idejük egyharmadát megbeszéléseken töltik, ami nem kevés, tekintve hogy általánosságban a meetingek 67%-a még csak nem is hatékony. Ezen egy jól kialakított tér jelentősen javíthat, csupán annyit kell tenned, hogy tervezéskor az alapvető funkciók ellátásán túl a céged egyedi igényeit is szem előtt tartod.

Válaszd ki a megfelelő helyiséget!

Ideális esetben a tárgyalóterem az épület olyan szegletében helyezkedik el, ahol nem zavarnak külső hatások. Az előtér mellett (ahol nagy az átmenő forgalom és emiatt a zaj is) nem tanácsos tárgyalót kialakítani, mint ahogyan egy építkezési terület melletti szoba sem a nyugodt megbeszéléseket fogja szolgálni. Ha mégis csak olyan helyiséget nevezhetünk ki tárgyalónak, ahol hangzavar fordulhat elő, helyezzünk el fali dekorpaneleket, amelyek nemcsak jól mutatnak, de szakszerű elrendezés esetében hangszigetelnek is.

Gondold át, kik fogják használni a teret!

A tárgyaló kizárólag belső használatra lesz, vagy az ügyfeleket is itt fogadod? Az utóbbi esetben érdemes még körültekintőbben figyelni arra, hogy milyen első benyomást kelt a tárgyaló. Ez lehet, hogy nagyobb anyagi ráfordítást követel, viszont idővel a partnerek bevonzásával megtérül a befektetett energia. Ha a tárgyalót kifejezetten gyakori használatra tervezed, akkor még ennél is fontosabb, hogy a funkcionalitásra és a komfortra kiemelten ügyelj. Ne legyenek zsúfoltan elhelyezve a székek, hagyj szabad teret a mozgásnak! Egy-egy tárgyalás órákig is elnyúlhat, így ha nem szeretnéd, hogy ügyfeled a hátfájás élményével hagyja el a termet egy sikeres üzletkötés helyett, akkor biztosíts egészséges ülést szolgáló, ergonomikus széket számára.

Figyelj az elrendezésre!

Amíg az U-alakú elrendezés sok helyet foglal ugyan, de előadásra és beszélgetésre egyaránt alkalmas, addig a színház jellegű elrendezéssel sokkal több embert tudsz leültetni kis helyen, de nehezebb lesz őket szóra bírni. Mielőtt véglegesen berendezkedsz, gondold át, hogy milyen típusú találkozókat tervezel a helyiségben folytatni. Ha többféle összejövetelre is alkalmas tárgyalót szeretnél, válassz olyan bútorokat, amelyek moduláris elemekből állnak, és így könnyen tudnak alkalmazkodni a felmerülő igényekhez.

Legyen a tárgyalód jól felszerelt!

Egy olyan tér, amely a kommunikáció és a kollaboráció helye, hasznos, ha a legtöbb igénynek eleget tud tenni, hogy senkinek ne kelljen elhagynia a termet egy fontos megbeszélés közepén. Ballonos víz, szemetes, elegendő és elérhető helyre pozícionált konnektorok… csak néhány dolog, amelyre érdemes gondolnod már a tervezési fázisban is. 

Számolj a technológiával!

Projektorral vetítenél falra vagy vetítővászonra? Esetleg egy hatalmas kijelzőt szeretnél felszerelni? Valamelyikre már biztosan bólintottál, hiszen ha nem tetted volna, akkor a tárgyalók központi eleméről feledkeztél meg. Prezentációs felületre a legtöbb tárgyalóban szükség van, és mivel centrális helyre kerül, érdemes már a tervezés kezdetétől számolni vele. A vezetékek elhelyezésére szintén fordíts kiemelt figyelmet, hiszen egy méregdrága tárgyalóasztal is nézhet ki rosszul, ha kábeldzsungel hálózza be. Vezetéknélküli töltőkkel vagy egy beépített dugaljzatokkal felszerelt tárgyalóasztallal a probléma könnyen orvosolható.

Kérd ki a dolgozók véleményét!

Minden bizonnyal a kollégáid tudják a legjobban, hogy mire van szükségük, ezért érdemes minden leendő használót megkérdezni arról, hogy mit tart a legfontosabbnak egy tárgyalótérben. Egyszerűbb tervezni, ha az igények előre le vannak fektetve és irányítottan lehet nekik eleget tenni. Lehet, hogy nem fog minden megvalósulni, de kollégáid már azt is értékelni fogják, hogy a véleményüket figyelembe vetted.

Legyél a tervezés során következetes!

A legjobb tárgyalószobák azok, amelyek reprezentálják a cég mentalitását. Ha a cégfilozófia a játékosságra épül, akkor ez visszaköszönhet a szín- és formavilágban, ha viszont a megbízhatóság és a precizitás a fő irányvonal, akkor a tárgyalószoba erre reflektáljon. A kreativitás jó, de a hitelesség még jobb.

Néha a legjobb tárgyaló kialakításához csak annyi kell, hogy hozzáértőkkel együtt álmodd meg a teret. Ha nincs elég időd az ötleteléshez vagy elakadtál, keress fel egy szakembert! Nálunk a Bútorbutiknál a lakberendezőink célja, hogy közös munkával a lehető legjobb és legszemélyreszabottabb megoldások valósuljanak meg a tárgyalótérben. Ha a fenti tanácsokon túl további segítségre van szükséged, keresd fel bátran lakberendezőinket!